“Takımları Birleştirmek için Takım Bağlılığını İnşa Etmek”*

Stephen B. Knouse

Quality Progress, March 2007, pp. 49-53.  

Örgüt üyelerinin örgüte karşı beslemiş olduğu bağlılık duygusu ya da örgüte bağlılık,  bireyin bir örgüte ait olma duygusuna sahip olması ve o örgütte devamlı olarak kalmasının sağlanması olarak ifade edilebilir.[1] Bağlılık yazımda farklı tanımlamalar ile ifade edilmekle birlikte, tanımların vurgu yaptığı ortak nokta bağlılığın, bireyin çalıştığı örgütle arasındaki ilişkileri özdeşleştiren psikolojik bir durum olduğudur. Yüksek düzeyde örgüte bağlılık hisseden çalışanlar, çalıştıkları örgütü çok daha fazla önemserler. Örgütle özdeşleşmişlerdir ve örgütün bir mensubu olarak kalmayı arzu ederler. [2]

Bilindiği gibi yönetim ve organizasyon alanında pek çok yazımda örgüte bağlılık kavramlarıyla karşılaşılır. Bağlılık konusunda, takım bağlılığı da önemli bir husus olarak karşımıza çıkmaktadır. Kurumlarda takımların geniş çapta kullanılma nedenlerinden biri girdi fazlası olmaksızın, daha fazla çıktı üretme potansiyeline sahip olmasıdır.[3] Takımlar günümüzde yönetim ve kalite açısından önemli kavramlardan biri olarak karşımıza çıkmaktadır. Takım geçen yerde aynı zamanda ekipler de vurgulanmakta olup takım ve ekip eş anlamlı kavramlar olarak kullanılmaktadır. Takımları (ekipleri), gruplar (iş/çalışma) kavramından ayıran başlıca özellikler; grupların belli bir amacının olması, belirli bir amaca ulaşmak için bir araya gelmiş iki ya da daha fazla kişiden oluşması ve birbirine bağımlı ve aralarında iletişim ve etkileşim olan bir topluluğu gerektirmesi olarak sıralanabilir. İş grupları birlikte gayretlerini koordine eden bir çalışma içinde olmak zorunda değildirler. Dolayısıyla ortaya konan performans; grup üyelerinin bireysel katkılarının toplamı olduğundan grupta bireysel sorumluluk ön plandadır. [4]

Takım ise, grubun aksine ortak bir amaca ulaşmak için koordine edilmiş çabalar sayesinde olumlu sinerji oluşturan, bireysel girdilerin toplamından daha fazla  bir performans düzeyi sergileyen ortak sorumluluk sahibi kişilerden oluşan bir topluluktur.

Grup ile takımı arasındaki farklar aşağıdaki tablo yardımıyla özetlenebilir: Bkz. Tablo1.

Takım ile grup arasındaki benzerlikler ise, aşağıdaki tablo yardımıyla özetlenebilir: Bkz. Tablo 2.

Eğer yöneticiler takımlar yolu ile işletmelerinin performansında artışlar sağlamak istiyorsa tüm kişilerin etkileşimde bulunarak diğer kişilerin rollerini öğrenmelerini gerçekleştirmeleri ve takım bağlılığını inşa etmeleri gerekmektedir.[5]

Sara Lee CEO’su Gabriel Bottazzi bir konuşmasında  “Tutarlı şekilde iyi kararlar alan, tutarlı şekilde verimli uygulamalar yapan ve tutarlı şekilde yenilikçi fikirler geliştiren takımlara ihtiyacımız var” [6] demektedir.

Bu önemli bir soruyu çağrışım yaptırıyor. Hangi takım daha iyi sonuç getirir – aynı cinsiyet, yaştan oluşan homojen bir takım mı yoksa farklı özelliklerden oluşan bir takım mı? Sorunun cevabı hangi çözümleri aradığınıza bağlıdır. Homojen takım daha uyumludur; daha yakın, arkadaşça ve işbirliği içinde olabilir. Fakat çeşitlilik içeren takım eldeki sorunlara daha kaliteli ve yenilikçi çözümler üretebilir.

Geleneksel olarak psikologlar ve yönetim teorisyenleri takım bağlılığı ve takım etkinliği arasında bir bağ olduğuna inanmaktadır.[7] Yüksek bağlılığa sahip takımlar problem çözmede daha başarılı ve verimli olmaya eğilimlidirler. Bu takımlar, kalite ile ilgili sorunları çözmek gibi karmaşık ve zamana yayılan hedefler için ihtiyaç duyulan takım üyeleri arasındaki yakın koordinasyonu gerçekleştirirler. En önemlisi, yüksek bağlılığa sahip takımlar stres karşısında, daha az bağlığa sahip takımlara göre daha dayanıklı davranırlar.

Kalite takımları arasında yüksek düzeyde bağlılık, çözümsüz bir noktaya gelinmiş gibi gözüken zamanlarda bile takımın kalite problemlerinin çözümüne devam etmelerini sağlar. Aslında yüksek bağlılık içeren takımların üyeleri, diğer takım üyelerinin farklı problem senaryolarında ne söyleyeceklerini ve ne yapacaklarını tahmin ettikleri bir takım mantalitesi geliştirirler.[8] Bu elbette çok yakın ve verimli koordinasyon sağlamaktadır.

Takım bağlılığı ile ilgili temel problem en iyi homojen takımlarda gelişmesidir. Aynı cinsiyet,  yaş ve statüden olan takım üyeleri kolay ve hızlı bir şekilde bağlılığı oluşturacak ortak yönler bulmaktadırlar. Fakat bu tip benzerlikler kalite problemlerine sıradan ve tahmin edilebilir çözümler getirmektedir.

Diğer yandan farklı özelliklere sahip bireylerden oluşan bir takım problemlere değişik yaklaşımlar ve muhtemel çözümlere daha zengin perspektifler sunmaktadır.[9] Çeşitlilik geçmişlerden ve fonksiyonlardan gelebilir: Bkz. Tablo 3.

Bir takımda sadece çeşitlilik olması otomatikman daha yaratıcı, daha yenilikçi ve etkin kalite çözümlerinin ortaya çıkmasına yol açmaz. Aslında araştırmalar bu tip geçmiş farklılıklarının takım içerisinde birbiri ile çatışan alt gruplar yaratabildiğini, bunun da yanlış anlamalara ve kişisel çatışmalara yol açabildiğini de gösteriyor: Bkz. Tablo 4.[10]

Birçok iş takımı için en uygun çeşitlilik fonksiyonel çeşitlilik olarak gözükmektedir.[11] Örneğin Malcolm Baldrige Ulusal Kalite ödülü sahibi Medrad hem fonksiyonel hem çapraz fonksiyonel takımları kullanmaktadır. Havayolu rezervasyon firması Sabre müşteriye yanıt verme becerisini geliştirmek için takımlarını çapraz fonksiyonel takımlara dönüştürmüştür.

Kısacası fonksiyonel çeşitlilik birçok etkin kalite takımının özüdür. Bir kalite probleminin çözümü, konu ister üretim, isterse kıyaslama yapılacak uygulamaların belirlenmesi veya başka bir konu olsun, hem süreçlerin nasıl çalıştığı hakkında teknik bilgi, hem de yönetici, mühendisler ve müşterilerle iletişimde bulunmak için kişilerarası iletişim becerileri gerektirir.

Takımlar bir problemi değerlendirmek için değişik perspektifler, problemi çözmek için farklı muhtemel yaklaşımlar ve çözümü uygulamak içim özgün yollar sunmalıdırlar.

Bu aşamadaki soru çapraz fonksiyonel kalite takımlarında bağlığı nasıl inşa edeceğimizdir. Cevap takım bağlılığıdır. Bağlılık hakkındaki geleneksel yaklaşımlar benzer ilgi alanları gibi kişilerarası bağlantılar bulmaya odaklanmıştır. Temel olarak bu yaklaşımlar (bağlılık hakkındaki bu yaklaşımlar), üyelerin birbirlerinden hoşlanmalarına vurgu yapmaktadır.

Bunun tavsiye edilebilir olmasına rağmen her zaman etkin değildir. Arkadaşlıklar her zaman kalite problemleri hakkında etkin çözümlere dönüşmezler. Hatta zaman zaman bir engele dönüşürler. Takım üyeleri birinin duygularını incitmekten veya birinin kötü görünmesinden endişe edebilirler. Sonuç olarak başkalarını ürkütecek şeyler yapmaktan çekinebilirler.

Takım bağlılığı yönteminde bağlılık üyelerarası bir sosyal etkileşim olarak değil, eldeki hedefin bir sonucu olarak gelişir. [12] Birlikte çalıştığım bir yöneticinin dediği gibi “takımımın üyelerini sevmek zorunda değilim, fakat takımın misyonuna sağladıkları katkıya saygı duymam uygun olur”.

Takım bağlılığını –üyelerin hedefi başarma yönelimli olmalarını- nasıl sağlarız? Aşağıdaki Tablo 5, bazı inşa engellerini göstermektedir.

Takım üyeliğinde çeşitliliği cinsiyet, ırk, etnik köken, yaş, beceri, iş unvanları, deneyim, kıdem, tam zamanlı/ yarı zamanlı çalışma gibi kriterlerle oluşturabiliriz. Bu grupların tüm üyelerini tüm kalite takımlarına zorla yerleştirmektense, takım başarısını maksimize edecek çeşitlilik tiplerine odaklanmalıyız.

Örneğin elimizdeki problem farklı tipte çalışanlar arasındaki kişilerarası ilişkiler, farklı demografik pazarlara hizmet verme, farklı müşteri tipleri arasında tatmin problemlerini çözme gibi bir konu ise cinsiyet, etnik köken ve yaş çeşitliliği anlamlı olacaktır. Diğer yandan amaç bir süreci daha verimli hale getirmek veya bir teknik problemi çözmek ise fonksiyonel çeşitlilik – beceriler, iş deneyimi ve iş kıdemi farklılıkları – en etkin yol olacaktır.

Üçüncü bir seçenek bir takımda hem kişilerin geçmişler hem de teknik anlamda bir çeşitlilik yaratmaktır. Eğer problem karmaşık, hem teknik hem de ilişki yönlü konular içeren bir özelliğe sahipse veya tamamen yeni fikir ve perspektiflerin bulunmasını gerektiriyorsa bu yöntem işe yarar.

Birçok geleneksel takım eğitimi yöntemi güven eğitimi, sosyal farkındalık aktiviteleri ve güven zenginleştirme egzersizleri ile sosyal bağlılık inşa etmeyi vurgular. Eğer hedef kişilerarası bir problemi çözmek ise bunlar etkin takım oluşturma teknikleridir.

Fakat eğer hedef daha zengin ürün ve hizmet çeşitliliği sunmak, daha kısa teslimat süresi gibi teknik veya süreç ile ilgili bir problemi çözmek ise takım eğitiminde doğru beceri karmasını oluşturmaya odaklanmalıdır. Baldrige ödülü sahibi Stoner takım eğitimini izlemek için bir beceri envanteri kullanıyor. Satış takımının bilgisayar becerileri, satış yöntemleri ve güvenlik becerilerinden oluşan bir envanteri var.[13]

Çalışanların birbirlerinin beceri ve rollerini öğrendikleri çapraz eğitim de etkilidir. [14] Çapraz eğitimde takım üyeleri kendi rollerini ve diğerlerinin rollerini ne ölçüde net anladıklarını ve rollerin takımın misyonu ile olan ilişkisini sorgulamalıdırlar. Çapraz eğitim her takım üyesinin beceri setini geliştirir ve çalışanlar nasıl birlikte çalışacaklarını daha iyi anlayacakları için takım üyeleri arasında işbirliği gelişir.

Maalesef takım liderleri sık sık liderliğin teknoloji ve süreç yönlerinden çok insani boyutuna odaklanırlar. Eldeki kalite sorununu çözmeyi engelleyecek şekilde kişiler arası problemleri dinleme ve çözmeye odaklanırlar.

Öte yandan takım liderliği amaç bağlılığı yaratmaya odaklanmalıdır.  Liderler takımın misyonunu çok açık şekilde tanımlamalıdırlar. Misyon takım üyelerinin doğrudan odaklanabileceği en temel öğedir. Takım misyonu takım bağlılığının çekirdeğini oluşturabilir. Misyon takımı tanımlar ve her üyenin rolünün tanımını ortaya koyar.

Liderler seçtikleri çeşitlilik tipinin (bireysel geçmiş veya fonksiyonel) misyonun yerine getirilmesi ile nasıl doğrudan bağlı olduğunu göstermelidir. Dahası, takım rollerinin ve beceri setlerinin takımın misyonunu yerine getirmekte nasıl karşılıklı ilişki içinde olduğunu göstermelidirler.

Etkin liderler takım bağlılığı için üyeler arasında takım kimliği geliştirirler. Misyonu yansıtan bir takım ismi ve logosu kullanabilirler. Takım üyelerine üzerlerinde takım ismi ve logosu bulunan T-shirtler, kahve kupaları, şapka ve kalemler verebilirler. Etkin bir özdeşleşme yöntemi üyelerin bir bütün olarak kendilerini takım başarısından sorumlu görecekleri yüksek performans takımıdır.

Bir takım hedefi tamamlandıktan sonra, lider takım üyelerini toplayıp takım performansını eleştirmek için cesaretlendirebilir. Bu tür bir geribildirim grubun zihniyetini hedef performansına yönlendirebilir. Bu durum takım üyelerinin, diğer takım üyelerinin farklı durumlarda gösterecekleri reaksiyonları tahmin etmelerini ve çabalarını daha iyi koordine etmelerini sağlar. Aynı zamanda, takım üyeleri takım sürecinin işlemeyen yönlerini belirleyip revize edebilir veya yürürlükten kaldırabilirler.

Hedef bağlılığı üyeleri coğrafi olarak farklı bölgelerde bulunan, fakat birbirleriyle bilgisayar ağları ile iletişim kuran sanal takımlarda özgün bir rol oynayabilir. Ayrıca farklı ülkelerden gelen ve genellikle çok farklı kültürel geçmişleri olan üyelere sahip uluslararası takımlarda da yararlıdır.

Yüzyüze iletişim olmadan klasik kişilerarası ilişkilerin ve bağlığın geliştirilmesi olanaksızdır. Bununla birlikte tüm takım üyeleri, ister sanal ister uluslararası olsun, hedefi tamamlamaya odaklanmalıdır. Bu nedenle hedef bağlığı sanal veya uluslararası bir takımı bir araya getirme aracı olabilir. Hem sanal hem de uluslararası takımlarda deneyim sahibi olan Sabre firmasının dünyanın farklı bölgelerinde 65 sanal takımı vardır. Bu takımlar rezervasyon süreç geliştirme ve müşteri memnuniyeti problemleri gibi kalite alanları üzerinde çalışırlar.[15] Sabre takım üyelerinin beceri setlerini geliştirmek için online eğitim ve gelişim aktivitelerini kullanır. Takım liderleri spesifik olarak hedef performanslarını belirlerler, takım üyeleri ile sürekli iletişimi korur,  kişiler arası çatışma yönetimi ve sanal takım toplantı protokolü hakkında eğitim sağlar.

Sanal ve uluslararası takımların çabası sonucunda Sabre müşteri memnuniyetini % 68’den % 85’e, Pazar payını ise % 43’den % 50’ye çıkardı.

Takım bağlılığı ve çeşitlilik hakkında aşağıdaki sonuçlara ulaşılabilir:

• Çeşitlilik kalite takımı hakkında iyi veya kötü olabilir.  İyi yönü çeşitliliğin takım performansı için zengin perspektifler, geniş yaklaşımlar ve daha fazla enformasyon sunmasıdır. Bunun yanı sıra takım üyeleri arasında farklı algılamalara, yanlış anlamalara, çatışmalara yol açabilir. Bu nedenle takım liderliği çeşitliliğin dezavantajlarını en aza indirirken, avantajlarını da en üst düzeye çıkaracak süreçler geliştirmelidirler.
• Takım bağlığı takım üyelerinin beceri karmasına bağlıdır. Takım bağlılığının temel bir bileşeni takım üyelerinin, Stoner’ın beceri envanteri gibi yöntemlerle de izlenebilen, ilgili beceriler karmasına bağlıdır. Takım üyelerinin farklı takım hedeflerine dayanarak seçimi, eğitimi ve deneyimleri takım üyeleri arasında tamamlayıcı hedef becerileri yaratabilir.
• Takım liderliği üyelerin birbirlerinden hoşlanmasına değil, takım bağlılığı yaratmaya odaklanmalıdır. Takım üyeleri arasındaki farklar takım bağlılığını arkadaşlık yoluyla yaratamayacak kadar büyük olabilir. Halbuki kalite performansı tüm takım üyelerinin paylaşabileceği ortak bir faktördür. Bu nedenle kalite, takım bağlılığının etrafında oluşturulacağı ana odak noktası olmalıdır.
• Sanal ve uluslar arası takımların yönü çeşitliliktir. Sanal takımlar üyeleri birbirleri ile sadece kalite hedefleri üzerinde iletişim kuran çok farklı insanlardan oluşabilir. Uluslararası takımlar çok farklı kültürel geçmişlere sahip bireylerden oluşabilir. Bu iki takım türünün ortak bir noktası hedefe yönelik performanstır. Bu nedenle sanal ve uluslararası takımlarda hedefe bağlılık birleştirici bir faktör olacaktır.

Özellikle örgüte bağlılık, örgütsel kavramlara yönelik yapılan çalışmalar sonucunda oluşturulan yazının başlıca konuları arasında değerlendirilebilir. Örgüte bağlılığın üzerinde böylesine önemle çalışılması ve durulması, bu konunun kurumlar için ne kadar önemli olduğunun göstergesi olarak kabul edilebilir. Örgüte bağlılık kapsamında, örgütler için, başarının temel taşlarında bir olarak görülen takımların oluşturulması ve bu takım üyelerinin bağlılık düzeylerinin de ayrıca önemli olduğu dikkatlerden kaçmamalıdır. Bu bakımdan, takım bağlılığı, örgüte bağlılığın temel taşlarından biri olarak değerlendirilebilinir. Çalışanların görev yaptığı kurumu benimsemeleri ve kurum içinde yaptıkları işlerini özümsemeleri, takım bağlılığını sağlamada etkin bir rol oynamaktadır. Ayrıca, takım bağlılığını yaratmanın temelinde takım eğitiminin de kaçınılmaz olduğu unutulmamalıdır.

*Bu çalışma, Stephen B. Knouse’nin “Takımları Birleştirmek için Takım Bağlılığını İnşa Etmek”, Quality Progress, March 2007, pp. 49-53 adlı eserinden Canan ÇETİN tarafından derlenerek kaleme alınmıştır.